Regulamin

Akapit nr - brak tytułu

1. Postanowienia ogólne
   
   
   § 1.
   
   Urząd Gminy w Gubinie jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Wójt Gminy jako organ wykonawczy Gminy realizuje swoje zadania.
   
   § 2.
   
   Siedzibą Urzędu jest miasto Gubin.
   
   § 3.
   
   Regulamin Organizacyjny Urzędu zwany dalej "regulaminem" zawiera niżej wymienione rozdziały:
   
   1. Postanowienia ogólne.
      
   2. Organizacja Urzędu Gminy w Gubinie.
      
   3. Zadania Wójta Gminy, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy.
      
   4. Wspólne zakresy działania poszczególnych referatów.
      
   5. Zakresy działania poszczególnych referatów.
      
   6. Zakresy działania samodzielnych stanowisk.
      
   7. Gospodarka finansowa.
      
   8. Organizacja działalności kontrolnej.
      
   9. Postanowienia końcowe.
   
   oraz w formie załączników zawiera:
   
   
   
   1. schemat organizacyjny Urzędu załącznik Nr 1 do regulaminu
      
   2. zasady i tryb postępowania przy opracowywaniu projektów aktów prawnych - załącznik Nr 2 do regulaminu,
      
   3. organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie Gminy w Gubinie - załącznik Nr 3 do regulaminu,
      
   4. zasady podpisywania pism wychodzących z Urzędu Gminy w Gubinie i obieg korespondencji - załącznik Nr 4 do regulaminu.
      
   § 4.
   
   Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
   
   
   
   1. Gminie - rozumie się przez to Gminę Gubin,
      
   2. Radzie - rozumie się przez to Radę Gminy Gubin,
      
   3. Wójcie - rozumie się przez to Wójta Gminy Gubin.
      
   4. Urzędzie - rozumie się przez to Urząd Gminy w Gubinie,
      
   5. Referacie - rozumie się przez to Referat Urzędu Gminy w Gubinie,
      
   6. Kierowniku Referatu - rozumie się przez to Kierownika Referatu Urzędu Gminy w Gubinie,
      
   7. Ustawie - rozumie się przez to ustawę z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Tekst jednolity: Dz. U. 2001 r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.).
      
   § 5.
   
1. Urząd jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy.
   
2. Urząd działa na podstawie:
   
1. ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zmianami),
   
2. ustawy z dnia 17 maja 1990 r. o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy Gminy a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 34 poz. 198 z późn. zm.),
   
3. ustawy z dnia 24 lipca 1998 r. o zmianie niektórych ustaw określających kompetencje organów administracji publicznej - w związku z reformą ustrojową państwa (Dz. U. Nr 106 poz. 668 z późn. zm.),
   
4. ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 21 poz. 124 z późn. zm.),
   
5. Statutu Gminy w Gubinie,
   
6. niniejszego regulaminu,
   
7. uchwał Rady Gminy oraz zarządzeń Wójta Gminy.
   
3. Urząd realizuje zadania:
   
1. własne Gminy - określone ustawami, Statutem Gminy i uchwałami Rady Gminy,
   
2. zlecone - z zakresu administracji rządowej, których wykonanie zlecono Gminie na mocy obowiązujących aktów normatywnych,
   
3. powierzone - na podstawie porozumień z właściwymi organami administracji rządowej oraz jednostkami samorządu terytorialnego,
   
4. inne - wynikające z przepisów szczególnych.
   
   
2. Organizacja Urzędu Gminy w Gubinie
   
   
   § 6.
   
   Strukturę organizacyjną Urzędu Gminy stanowią:
   
   
   1. Kierownictwo Urzędu Gminy, w skład którego wchodzą:
      
      
      
      • Wójt Gminy,
        
        
      • Skarbnik Gminy,
        
        
      • Sekretarz Gminy,
        
        
      • Kierownicy Referatów,
         
   2. Referaty:
      
      
      • Referat Finansów - oznaczony symbolem "F"
        
        
      • Referat Spraw Obywatelskich i Obronnych - oznaczony symbolem "SO"
        
        
      • Referat Gospodarki Komunalnej, Inwestycji, Działalności Gospodarczej, Drogownictwa i Zarządzania Nieruchomościami - oznaczony symbolem "GK",
        
        
      • Referat Rolnictwa, Ochrony Środowiska, Rozwoju i Gospodarki Wodnej - oznaczony symbolem "R".
        
         
   3. Stanowiska samodzielne:
      
      
      
      
      • Radca Prawny /RP/
        
        
      • Stanowisko ds. obsługi Rady Gminy /RG/
        
        
      • Stanowisko ds. kontroli wewnętrznej i pozyskiwania środków pomocowych /KW/
        
        
      • Stanowisko ds. oświaty, kultury, zdrowia i sportu /OŚW./
        
        
      • Sekretarka /S/
        
        
      • Stanowisko ds. kultury
        
         
   4. Pion ochrony informacji niejawnych:
      
      
      
      
      • Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych
        
        
      • Kierownik Kancelarii Tajnej
        
        
      • Informatyk
        
         
   5. Stanowiska pomocnicze:
      
   • Kierowcy
     
     
   • Sprzątaczka
     
     
   • Brygada remontowo-budowlana
     
     
   • Służba drogowa
     
     
   § 7.
   
   1. Urząd Gminy w Gubinie jest czynny w dniach i godzinach:
   
   
   
   1. od poniedziałku do piątku - godz. 7.30 - 15.30.
      
   2. Kasa Urzędu Gminy obsługuje interesantów w dniach i godzinach pracy Urzędu od 8.00 do 14.00.
      
   § 8.
   
   
   1. Wójt Gminy lub Sekretarz Gminy przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki od godz. 8.00 -15.00.
      
   2. Z przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków sporządzane są protokoły.
      
   3. Pozostałe zasady dotyczące organizacji przyjmowania interesantów oraz skarg i wniosków określa załącznik Nr 2 do regulaminu.
      
   § 9.
   
   Celem właściwego przekazu informacji oraz informowania mieszkańców o zasadach pracy Urzędu, w siedzibie Urzędu znajdują się:
   
   
   
   1. tablica informacyjna o godzinach pracy Urzędu i dniach przyjmowania interesantów przez Wójta lub Sekretarza Gminy oraz Przewodniczącego Rady, a także o rozmieszczeniu stanowisk pracy w Urzędzie,
      
   2. tabliczki informacyjne przy drzwiach lokali biurowych wyszczególniające: nazwisko i imię pracownika, stanowisko służbowe, skrócony zakres działania,
      
   3. tablica ogłoszeń urzędowych oraz ogłoszeń informacyjnych i sądowych,
      
   4. tablica ogłoszeń "Przepisy gminne",
      
   5. informacyjny portal internetowy
      
      
      
      www.gminagubin.pl
      
      www.bip.wrota.lubuskie.pl/uggubin
      
   § 10.
   
   
   
   1. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych określa instrukcja kancelaryjna dla organów gmin i związków międzygminnych znajdująca się we wszystkich referatach Urzędu.
      
   2. Rejestr kancelaryjny prowadzi osoba wykonująca obsługę sekretariatu.
      
   3. Pozostałe rejestry prowadzone w Urzędzie Gminy wymienione są w zakresach działania poszczególnych referatów.
      
   4. W referatach obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, wykazie haseł klasyfikacyjnych pierwszego, drugiego i trzeciego rzędu stanowiący załącznik do instrukcji kancelaryjnej, o której mowa w ust. 1.
      
   5. Obieg dokumentów księgowych określa instrukcja obiegu dokumentów księgowych znajdująca się u Skarbnika Gminy.
      
3. Zadania Wójta Gminy, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy
   
   § 11.
   
   Wójt jest kierownikiem Urzędu Gminy w Gubinie na zasadzie jednoosobowego kierownictwa.
   
   
   
   Do zadań Wójta należy w szczególności:
   

   1. gospodarowanie mieniem komunalnym w granicach zwykłego zarządu,
      
   2. opracowywanie projektów uchwał i przedstawianie ich Radzie Gminy, określanie sposobu wykonania uchwał,
      
   3. realizowanie polityki kadrowej w Urzędzie Gminy, zatrudnianie i zwalnianie kierowników jednostek organizacyjnych gminy, występowanie z wnioskiem o powołanie albo odwołanie Skarbnika Sekretarza, powoływanie zastępcy wójta,
      
   4. kierowanie bieżącymi sprawami Gminy oraz reprezentowanie Gminy na zewnątrz,
      
   5. przedstawianie projektu budżetu pod obrady Rady Gminy i jego wykonywanie, przedkładanie uchwał i zarządzeń podejmowanych w tym zakresie organom nadzoru oraz podawanie ich do wiadomości publicznej,
      
   6. współdziałanie z Wojewodą przy wykonywaniu zadań zleconych z zakresu administracji rządowej w ramach podpisanych porozumień,
      
   7. w przypadku nie cierpiącym zwłoki wydawanie przepisów porządkowych w formie zarządzenia,
      
   8. wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz podejmowanie innych decyzji w sprawach należących do zadań Urzędu, podpisywanie pism i dokumentów wychodzących na zewnątrz,
      
   9. upoważnianie pracowników Urzędu do wydawania decyzji z zakresu administracji publicznej w imieniu Wójta Gminy,
      
   10. wykonywanie zadań szefa obrony cywilnej Gminy Gubin określonych odrębnymi przepisami,
       
   11. kierowanie działaniami w czasie stanu klęski żywiołowej wprowadzonej na terenie Gminy, opracowywanie planu operacyjnego ochrony przed powodzią, ogłaszanie i odwoływanie pogotowia i alarmu przeciwpowodziowego, zarządzanie ewakuacji z obszarów bezpośrednio zagrożonych,
       
   12. dokonywanie podziału zadań i kompetencji pomiędzy pracowników Urzędu oraz kierowanie pracą Urzędu,
       
   13. powierzanie prowadzenia spraw Gminy w swoim imieniu Sekretarzowi Gminy,
       
   14. zapewnienie realizacji kontroli ustalonych zadań oraz przestrzegania prawa,
       
   15. zapewnienie warunków organizacyjnych dla sprawnego funkcjonowania Urzędu, a zwłaszcza dbanie o efektywność i dyscyplinę pracy oraz należyte załatwianie spraw mieszkańców Gminy,
       
   16. rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między referatami Urzędu, zatwierdzanie przydziałów czynności dla poszczególnych stanowisk pracy,
       
   17. wydawanie przepisów wewnętrznych (regulaminów, instrukcji, zarządzeń),
       
   18. przyjmowanie oświadczeń majątkowych od pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek podległych,
       
   19. ustalanie regulaminu pracy Urzędu,
       
   20. zapewnienie realizacji zadań Urzędu określonych regulaminem organizacyjnym i przepisami normatywnymi,
       
   21. przyjmowanie mieszkańców w sprawach skarg i wniosków,
       
   22. przyjmowanie ustnych oświadczeń woli od spadkobierców,
       
   23. nadzorowanie działalności sołectw,
       
   24. wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa oraz uchwały Rady Gminy.
       

   § 12.
   
   Wójt Gminy kieruje pracą Urzędu przy pomocy Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy.
   

   
   

   § 13.
   
   W czasie nieobecności w pracy Wójta bieżącą działalnością Urzędu kieruje Sekretarz Gminy w ramach posiadanych uprawnień.
   

   
   § 14.
   
   Sekretarz Gminy wykonuje następujące zadania:
   

   
   
   1. zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu,
      
   2. bierze udział w sesjach Rady Gminy,
      
   3. koordynuje prace związane z opracowaniem materiałów pod obrady Rady Gminy,
      
   4. sprawuje nadzór nad organizacją pracy Urzędu i koordynuje działania poszczególnych Referatów,
      
   5. sporządza projekt struktury organizacyjnej Urzędu, w tym opracowuje statuty i regulaminy organizacyjne,
      
   6. prowadzi rejestr skarg i wniosków,
      
   7. prowadzi rejestry zarządzeń Wójta oraz rejestr upoważnień i pełnomocnictw wydawanych pracownikom,
      
   8. nadzoruje rzetelność i terminowość załatwiania spraw,
      
   9. zapewnia zgodność działania Urzędu z obowiązującymi przepisami prawa,
      
   10. koordynuje prace związane z organizacją wyborów prezydenckich, parlamentarnych, samorządowych, ławników do sądu,
       
   11. koordynuje organizację szkoleń i narad pracowniczych,
       
   12. odpowiada wraz z kierownikami referatów za opracowanie zakresów czynności dla pracowników referatów,
       
   13. odpowiada wraz z kierownikami gminnych jednostek organizacyjnych w zakresie opracowywania statutów i regulaminów, udzielania pełnomocnictw,
       
   14. dba o wygląd budynku Urzędu i jego otoczenia,
       
   15. przyjmuje ustne oświadczenia woli spadkodawców,
       
   16. sporządza zeznania świadków na potrzeby własne Urzędu oraz innych jednostek organizacyjnych,
       
   17. stwierdza zgodność kserokopii z oryginałami oraz własnoręczność podpisów na potrzeby Urzędu,
       
   18. zamawia, rejestruje i prowadzi nadzór nad pieczęciami Urzędu,
       
   19. prenumeruje czasopisma, publikatory aktów prawnych oraz wydawnictwa zawodowe dla pracowników,
       
   20. bezpośrednio nadzoruje pracę Gminnej Biblioteki Publicznej,
       
   21. podpisuje pisma i decyzje w granicach udzielonego upoważnienia przez Wójta,
       
   22. wykonuje inne czynności powierzone przez Wójta,
       

   § 15.
   
   Skarbnik Gminy (główny księgowy budżetu) w szczególności realizuje zadania wynikające z uchwał Rady Gminy oraz przepisów o finansach publicznych w tym:


1. przekazuje pracownikom oraz kierownikom podległych jednostek wytyczne oraz dane niezbędne do opracowania projektu planu budżetowego oraz kontroluje jego realizację,
   
2. przygotowuje wstępny projekt uchwały budżetowej wraz z objaśnieniami, a także występuje z inicjatywą w sprawie zmian tej uchwały,
   
3. nadzoruje właściwą realizację określonych uchwałą budżetową dochodów i wydatków, a w razie odstępstw od planu występuje z inicjatywą zmian w budżecie,
   
4. opracowuje układ wykonawczy budżetu,
   
5. opracowuje projekt informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków jednostek organizacyjnych Gminy oraz wysokości dotacji i wpłat do budżetu,
   
6. opracowuje projekt planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych Gminie,
   
7. dokonuje na bieżąco ocen i analiz realizacji budżetu,
   
8. opracowuje informację o przebiegu wykonania budżetu za pierwsze półrocze danego roku,
   
9. opracowuje sprawozdanie roczne z wykonania budżetu, zawierające zestawienie dochodów i wydatków wynikających z zamknięć rachunków budżetowych oraz inne wymagane prawem sprawozdania finansowe,
   
10. przestrzega dyscypliny finansów publicznych oraz nadzoruje jej przestrzeganie przez pracowników Urzędu, Kierowników jednostek organizacyjnych Gminy, a także osoby odpowiedzialne za gospodarowanie środkami publicznymi przekazywanymi podmiotom spoza sektora finansów publicznych, a w tym w szczególności:
    
    
    
    • nadzoruje prawidłowe ustalenie należności budżetu i dochodzenia jej w wysokości nie niższej niż wynikająca z jej prawidłowego obliczenia,
      
    • odpowiada za terminowe regulowanie zobowiązań Gminy,
      
    • odpowiada za właściwe przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji Gminy oraz kontroluje przeprowadzenie inwentaryzacji w jednostkach podległych,
      
    • opracowuje projekty zarządzeń Wójta w sprawach z zakresu inwentaryzacji, kontroli i obiegu dokumentów finansowych w Urzędzie, obrotu drukami ścisłego zarachowania, obsługi kasowej w Urzędzie, zakładowego planu kont i inne w zakresie finansowym,
      
    • opracowuje projekty uchwał Rady Gminy w sprawach dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej Gminy i jednostek podległych Radzie Gminy,
      
11. dokonuje kontroli finansowej w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy,
    
12. udziela kontrasygnaty czynności prawnych powodujących zobowiązania pieniężne,
    
13. współpracuje z RIO, Izbami i Urzędami Skarbowymi, Bankami, ZUS i innymi instytucjami,
    
14. wykonuje zadania i obowiązki wynikające z art. 35 ust. 1 ustawy o finansach publicznych,
    
15. realizuje przepisy ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego, o podatkach i opłatach lokalnych, o podatku rolnym, o podatku leśnym, o opłacie skarbowej oraz wszystkich innych aktów prawnych dotyczących finansowej działalności Gminy,
    
16. sprawuje nadzór nad przestrzeganiem zasad rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami,
    
17. udziela instruktażu pracownikom Referatów, Kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy w zakresie finansów,
    
18. uczestniczy w posiedzeniach Rady Gminy i jej Komisjach,
    
19. współpracuje w przygotowaniu wniosków o uzyskanie środków z funduszy pomocowych,
    
20. sprawuje nadzór i dokonuje kontroli dokumentów pod względem formalno - prawnym, zatwierdza je do wypłaty, podpisuje polecenia przelewu i czeki,
    
21. sprawuje nadzór nad zamówieniami publicznymi w zakresie zabezpieczenia niezbędnych środków finansowych,
    
22. przygotowuje dokumenty niezbędne do zaciągnięcia kredytów i pożyczek oraz sporządzanie prognozy kwot długu dla Regionalnej Izby Obrachunkowej,
    
23. wykonuje inne zadania zlecone przez Wójta.
    
4. Wspólne zakresy działania poszczególnych referatów
   
   § 16.
   
   
   
   1. W skład Urzędu wchodzą referaty i samodzielne stanowiska organizacyjne.
      
   2. Referatami kierują kierownicy, którzy ponoszą odpowiedzialność za sprawne i zgodne z prawem wykonywanie zadań przypisanych referatom.
      
   3. Do podstawowych obowiązków i uprawnień kierowników referatów należy w szczególności:
      
      
      
      1. kierowanie działalnością referatu zgodnie z wytycznymi Wójta, a w sprawach zleconych z zakresu administracji rządowej i powierzonych na mocy porozumień - zgodnie z wytycznymi Wojewody i Starosty,
         
      2. koordynowanie zagadnień dotyczących terminowego i zgodnego z przepisami prawa załatwiania spraw przez pracowników referatów oraz prawidłowego przygotowania materiałów dla potrzeb Rady i Wójta,
         
      3. prawidłowe zorganizowanie pracy referatu, ustalenie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników,
         
      4. nadzór nad prawidłowym obiegiem, ewidencją i przechowywaniem dokumentów i pism wpływających do referatów zgodnie z obowiązującymi przepisami,
         
      5. wnioskowanie w sprawach awansowania, wyróżnienia i karania pracowników oraz udzielania im urlopu wypoczynkowego,
         
      6. udział w sesjach Rady i posiedzeniach Komisji Rady,
         
      7. dbałość o powierzone referatowi pomieszczenia, sprzęt i wyposażenie biurowe,
         
      8. okresowe informowanie Wójta o realizacji zadań,
         
      9. nadzór nad prawidłowym gospodarowaniem przyznanymi środkami budżetowymi i mieniem, zgodnie z zasadami określonymi przez Radę,
         
      10. opracowywanie planów finansowych do projektu budżetu w części dotyczącej zadań referatu,
          
      11. współdziałanie z innymi referatami w zakresie zadań realizowanych przez referat, którym kierują.
          
   § 17.
   
   
   
   1. Pracownicy ponoszą odpowiedzialność w szczególności za:
      
      
      
      1. dokładną znajomość i stosowanie przepisów prawnych oraz wytycznych obowiązujących w powierzonych im sprawach,
         
      2. przestrzeganie terminów załatwiania spraw,
         
      3. właściwą obsługę interesantów i stosunek do nich, usprawnienie metod pracy,
         
      4. należyte ewidencjonowanie spraw i przechowywane akt, zbiorów zarządzeń, rejestrów itp., oraz ich archiwizacja,
         
      5. prawidłowe opracowywanie decyzji,
         
      6. prawidłowe gospodarowanie przyznanymi na prowadzone przez nich zadania środkami finansowymi i mieniem,
         
      7. przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych i aktów wewnętrznych wydanych na jej podstawie,
         
      8. przestrzeganie przy przetwarzaniu danych osobowych zasad postępowania wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych i przepisów wykonawczych oraz aktów wewnętrznych wydanych na ich podstawie.
         
   2. Pracownicy Urzędu ponoszą odpowiedzialność służbową przed Wójtem, a w zakresie finansowym przed Skarbnikiem Gminy.
      
   3. Szczegółowe kompetencje i odpowiedzialność pracowników określają zakresy czynności.
      
   § 18.
   
   Strukturę organizacyjną przedstawia schemat organizacyjny stanowiący załącznik Nr 1 do Regulaminu.
   
   
   § 19.
   
   Do wspólnych zadań referatów należy w szczególności:
   
   
   
   1. prowadzenie postępowań administracyjnych i podejmowanie w ramach udzielonych pełnomocnictw decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej, prowadzenie postępowania egzekucyjnego,
      
   2. organizowanie wykonywania zadań wynikających z aktów prawnych powszechnie obowiązujących oraz uchwał Rady Gminy i zarządzeń Wójta,
      
   3. zapewnienie organizacyjnych i prawnych warunków sprawowania przez Radę nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi Gminy,
      
   4. przygotowywanie projektów aktów prawnych wydawanych przez Radę i Wójta,
      
   5. opracowywanie wytycznych dla innych jednostek organizacyjnych z określeniem zadań i czynności jakie mają być podjęte oraz terminami ich wykonania i składania sprawozdań, przygotowanie okresowych ocen jednostek i nadzór nad ich działalnością, współdziałanie w zakresie realizacji zadań własnych,
      
   6. współdziałanie z radnymi, komisjami Rady, administracją rządową, jednostkami państwowymi, spółdzielczymi, prywatnymi, organizacjami, stowarzyszeniami i mieszkańcami w realizacji zadań,
      
   7. usprawnianie organizacji, metod i form pracy referatów na rzecz właściwego i terminowego załatwiania indywidualnych spraw klientów, opracowywanie procedur, kart usług i innej dokumentacji dotyczącej systemu zarządzania jakością,
      
   8. współdziałanie przy rozpatrywaniu skarg i wniosków, wniosków rzecznika praw obywatelskich, senatorów i posłów, interpelacji radnych, wniosków komisji Rady, postulatów ludności,
      
   9. podejmowanie przedsięwzięć niezbędnych dla ochrony informacji niejawnych i zbiorów danych osobowych,
      
   10. w zakresie właściwości merytorycznej referatu wykonywanie zadań określonych w dokumentach związanych z obronnością kraju, obroną cywilną, ochroną przeciwpożarową mienia oraz klęskami żywiołowymi zgodnie z zasadami ustalonymi w odrębnych przepisach,
       
   11. opracowywanie analiz, informacji i sprawozdań statystycznych,
       
   12. współudział w planowaniu i realizacji dochodów oraz wydatków budżetowych, uzyskiwanie kontrasygnaty Skarbnika Gminy we wszelkich działaniach wywołujących zobowiązania finansowe,
       
   13. prowadzenie zbioru przepisów prawnych niezbędnych w danym referacie,
       
   14. współdziałanie w zakresie realizacji powierzonych im zadań,
       
   15. stosowanie przy wydatkowaniu środków publicznych przepisów wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych.
       
5. Zakresy działania poszczególnych referatów
   
   § 20.
   
1. Referat Spraw Obywatelskich i Obronnych
   
   Do zakresu działania Referatu Spraw Obywatelskich i Obronnych należy wykonywanie czynności:
   
   
   
   1. z zakresu spraw ewidencji ludności i dowodów osobistych;
      
      
      
      • prowadzenie ewidencji ludności w systemie informatycznym i kartotekowym rejestrze mieszkańców oraz ich bieżąca aktualizacja, sporządzanie i aktualizacja stałego rejestru wyborców, prowadzenie zbioru danych osobowych PESEL oraz czynności związanych z nadaniem numeru PESEL,
        
      • dokonywanie zameldowań, przemeldowań oraz wymeldowań na podstawie zgłoszeń meldunkowych oraz w trybie administracyjnym,
        
      • sporządzanie wykazów, spisów i innych zestawień na podstawie posiadanej dokumentacji, udzielanie informacji adresowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, prowadzenie rejestru wydanych poświadczeń meldunkowych oraz pobytu cudzoziemców,
        
      • współpraca w zakresie ewidencji ludności z TPD, CBD, WKU, delegaturą Krajowego Biura Wyborczego, urzędami skarbowymi, USC, urzędami gmin, organami policji, straży granicznej i innymi,
        
      • przeprowadzanie kontroli meldunkowych,
        
      • prowadzenie ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych w systemie informatycznym i rejestrze wydanych dowodów,
        
      • obsługa wydawania dowodów osobistych, prowadzenie składnicy kopert osobowych,
        
   2. z zakresu spraw ogólno - organizacyjnych w szczególności:
      
      
      
      • wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu, Senatu, organów samorządowych oraz innych organów dla których obsługę techniczną prowadzą samorządy gminne, ławników zgodnie z zakresem ustalonym w ordynacjach wyborczych i innych ustawach,
        
      • obsługa organizacyjno - techniczna referendów,
        
   3. w zakresie obsługi administracyjno - gospodarczej w szczególności:
      
      
      
      • prowadzenie spraw dotyczących adaptacji, napraw i konserwacji lokali i majątku stanowiącego wyposażenie Urzędu,
        
      • planowanie realizacji wydatków związanych z funkcjonowaniem Urzędu, analiza kosztów funkcjonowania, zaopatrywanie w niezbędny sprzęt, materiały biurowe i kancelaryjne, prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,
        
      • dozór, ochrona przeciwpożarowa, przeciwwłamaniowa obiektu,
        
      • zapewnienie warunków sanitarnych, socjalnych, utrzymanie czystości i porządku w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd, nadzór pracy sprzątaczki,
        
      • koordynowanie pracy kierowcy samochodu służbowego, rozliczanie kart drogowych,
        
   4. współpraca z Policją,
      
   5. w zakresie kultury fizycznej i sportu, kultury i turystyki na terenie Gminy,w szczególności:
      
      
      
      • inspirowanie, wspierane, koordynowanie działań zmierzających do upowszechniania kultury i turystyki, współpraca w tym zakresie z organizacjami pozarządowymi oraz instytucjami samorządowymi, organami państwowymi samorządowymi oraz twórcami ludowymi,
        
      • opracowywanie projektów planów gminnych funduszy rozwoju kultury fizycznej oraz sprawozdań z wykonania tych planów,
        
      • organizowanie i prowadzenie działalności kulturalnej na terenie Gminy, prowadzenie rejestru instytucji upowszechniania kultury,
        
      • realizowanie planów związanych z budową urządzeń kultury fizycznej na terenach wiejskich, prowadzenie ich ewidencji i okresowych przeglądów,
        
      • wydawanie zezwoleń na imprezy masowe,
        
      • ochrona dóbr kultury.
        
   6. w zakresie powszechnego obowiązku obrony, spraw obronnych, bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz ochrony przeciwpożarowej w szczególności:
      
      
      
      • prowadzenie całokształtu zagadnień związanych z rejestracją przedpoborowych i przeprowadzeniem poboru, w tym sporządzanie wykazu przedpoborowych i poborowych, rozpatrywanie wniosków i wydawanie decyzji o uznaniu żołnierza za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny,
        
      • realizacja świadczeń osobistych i rzeczowych,
        
      • prowadzenie spraw dotyczących akcji kurierskiej, uzupełnienia sił zbrojnych, reklamowania od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej,
        
      • planowanie i koordynowanie przygotowań i realizacji przedsięwzięć z zakresu spraw obronnych na terenie Gminy, organizowanie szkoleń z zakresu obronności, współpraca z jednostkami współdziałającymi, opracowywanie planu operacyjnego i Regulaminu organizacyjnego Urzędu na czas "W"
        
      • realizacja zadań wynikających z ustawy o ochronie przeciwpożarowej, analizowanie potrzeb jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych w zakresie wyposażenia do zapewnienia gotowości bojowej, prowadzenie profilaktyki przeciwpożarowej
        
      • prowadzenie spraw z zakresu zbiórek i zgromadzeń publicznych
        
   7. w zakresie obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego w szczególności:
      
      
      
      • kierowanie oraz koordynowanie przygotowań i realizacji przedsięwzięć w zakresie obrony cywilnej, ochrony ludności, zarządzania kryzysowego,
        
      • przygotowanie ochrony ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,
        
      • tworzenie formacji cywilnej, planowanie działalności w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej oraz podejmowanie działań zmierzających do pełnej realizacji zadań obrony cywilnej,
        
      • organizowanie szkoleń i ćwiczeń z zakresu obrony cywilnej oraz szkoleń ludności w zakresie powszechnej samoobrony,
        
      • przygotowanie i zapewnienie działania systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania oraz systemu wykrywania skażeń,
        
      • współpraca z jednostkami organizacyjnymi zobowiązanymi do udzielania pomocy ludności poszkodowanej,
        
      • wykonywanie innych zadań, do których realizacji zobowiązany jest Szef Obrony Cywilnej,
        
      • planowanie działań w zakresie zarządzania kryzysowego, obsługa gminnego zespołu reagowania,
        
      • wyposażanie i obsługa magazynu OC
        
   8. pełnienie funkcji pełnomocnika informacji niejawnych,
      
   9. prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, a w szczególności:
      
      
      
      • okresowa analiza stanu bhp
        
      • przeprowadzanie kontroli warunków pracy i ocena zagrożeń,
        
      • zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp
        
      • przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń instrukcji dotyczących bhp
        
      • przeprowadzanie wewnętrznych szkoleń pracowników w zakresie bhp,
        
      • zlecanie przeprowadzenia szkoleń pracowników w zakresie p-poż. Uprawnionym instytucjom,
        
      • kierowanie pracowników na badania wstępne, okresowe i kontrolne oraz prowadzenie rejestru tych badań,
        
      • rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy, udział w dochodzeniach powypadkowych,
        
   10. realizowanie zadań wynikających z rozporządzenia RM w sprawie podmiotów, w których jest wykonywana kara ograniczenia wolności oraz praca społecznie użyteczna.
       
2. Referat Gospodarki Komunalnej, Inwestycji, Działalności Gospodarczej, Drogownictwa i Zarządzania Nieruchomościami do zadań Referatu należą sprawy:
   
1. w zakresie zamówień publicznych i inwestycji gminnych w szczególności:
   
   
   
   • prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dla zadań realizowanych ze środków publicznych, prowadzenie rejestru zamówień publicznych udzielanych przez samorząd Gminy Gubin, koordynowanie realizacji ustawy o zamówieniach publicznych na poszczególnych stanowiskach pracy w Urzędzie Gminy oraz w podległych jednostkach organizacyjnych,
     
   • pozyskiwanie środków na realizację zadań inwestycyjnych i remontowych ujętych w budżecie Gminy, współpraca w zakresie ustalania potrzeb finansowych na zadania inwestycyjne, terminowości ich wydatkowania oraz spełnienia kryteriów wynikających z zasad przyznawania pomocy finansowej,
     
   • opracowanie we współpracy z innymi Referatemi strategii rozwoju Gminy Gubin, wieloletnich planów inwestycyjnych, programów, analiz, prognoz rozwojowych,
     
   • prowadzenie całokształtu spraw związanych z realizacją inwestycji własnych samorządu finansowanych z budżetu Gminy oraz ze środków pochodzących ze źródeł pozabudżetowych, a w szczególności: uzyskiwanie wymaganych prawem zezwoleń i decyzji, przygotowanie dokumentacji projektowo - kosztorysowej, realizacja procesu inwestycyjnego, uzyskanie pozwolenia na budowę, rozliczenie zadaniowe i finansowe inwestycji, wykonywanie nadzoru inwestorskiego,
     
2. z zakresu planowania przestrzennego:
   
   
   
   • współpraca z Ref. Rolnictwa, Ochrony Środowiska, Rozwoju i Gospodarki Wodnej w opracowaniu studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania terenu oraz miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
     
   • wydawanie wypisów, wyrysów z planu zagospodarowania przestrzennego,
     
   • wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, prowadzenie rejestru wydanych decyzji,
     
   • opiniowanie projektów badań geologicznych dla inwestycji,
     
   • określanie i pobieranie jednorazowej opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości w związku ze zmianą planu oraz odszkodowań z tytułu utraty wartości działki,
     
   • analiza zmian w planie zagospodarowania przestrzennego,
     
3. numeracja nieruchomości,
   
4. z zakresu zarządzania gminnymi zasobami nieruchomości:
   
   
   
   • prowadzenie dla mienia komunalnego pełnej wymaganej przepisami prawa dokumentacji,
     
   • prowadzenie spraw związanych z obrotem nieruchomościami stanowiącymi własność Gminy tj. sprzedażą, zamianą, zrzeczeniem się, oddaniem w użytkowanie wieczyste, użytkowaniem, wynajmem, dzierżawą, użyczeniem, oddaniem w trwały zarząd, obciążaniem ograniczonymi prawami rzeczowymi, przekazywaniem w formie darowizny, tworzeniem gminnego zasobu nieruchomości i gospodarowaniem nim,
     
   • prowadzenie spraw związanych z opracowywaniem planu wykorzystania zasobów nieruchomości
     
   • gospodarowanie gminnym zasobem komunalnym, ujawnianie w księgach wieczystych zmian wynikających z obrotu nieruchomościami,
     
   • prowadzenie spraw związanych z opłatami adiacenckimi, korzystanie z prawa pierwokupu,
     
   • opracowywanie informacji o stanie mienia komunalnego,
     
   • zabezpieczanie nieruchomości przed uszkodzeniem lub zniszczeniem,
     
   • prowadzenie całokształtu ubezpieczeń ludzi i mienia Gminy,
     
5. w zakresie działalności gospodarczej w szczególności:
   
   
   
   • dokonywanie wpisów do ewidencji działalności gospodarczej i wydawanie zaświadczeń o dokonanym wpisie lub jego zmianie, wydawanie decyzji o odmowie wpisu, wykreśleniu z ewidencji działalności gospodarczej
     
   • przyjmowanie, przechowywanie zawiadomień z Krajowego Rejestru Sądowego
     
   • promowanie działalności gospodarczej na terenie Gminy, prowadzenie działalności informacyjnej i oświatowej w tym zakresie
     
6. w zakresie zagadnień związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych:
   
   
   
   • przygotowywania materiałów w zakresie wydawania i cofania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, planowania liczby punktów sprzedaży napojów alkoholowych
     
   • naliczanie opłat,
     
   • współpraca z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
     
7. administrowanie lokalnymi targowiskami, w tym współdziałanie w ustalaniu lokalizacji targowisk, wyznaczanie inkasentów, ustalanie wysokości opłat targowych, regulaminów targowisk, kontrola legalności handlu obwoźnego, a w szczególności handlu artykułami spożywczymi.
   
8. w zakresie gospodarki komunalnej i mieszkaniowej:
   
   
   
   • inspirowanie i organizowanie przedsięwzięć na rzecz rozwoju urządzeń komunalnych
     
   • podejmowanie oraz kontrolowanie remontów bieżących i kapitalnych obiektów użyteczności publicznej oraz gminnego zasobu mieszkaniowego
     
   • gospodarowanie komunalnym zasobem mieszkaniowym i użytkowym, w tym między innymi:
     
     
     
     • zawieranie umów najmu gminnych lokali
       
     • naliczanie czynszu za lokale
       
     • ustalanie uprawnień do dodatku mieszkaniowego,
       
   • wykonywanie innych zadań wynikających z ustawy o najmie lokali mieszkalnych, użytkowych i dodatkach mieszkaniowych,
     
9. w zakresie spraw związanych z zarządzaniem siecią dróg gminnych:
   
   
   
   • budowa, konserwacja, remonty i ochrona dróg gminnych i lokalnych, mostów i placów
     
   • wydawanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego
     
   • zimowe utrzymanie dróg innych niż gminne i lokalne na podstawie porozumienia z innymi jednostkami samorządowymi
     
   • utrzymanie, konserwacja i budowa przystanków autobusowych, ustalanie miejsc postojowych, koordynowanie rozkładów jazdy
     
   • sprawy oświetlenia dróg gminnych i miejscowości
     
   • współpraca z innymi zarządcami dróg publicznych
     
   • zapewnienie bezpieczeństwa na drogach, znakowanie i ich numeracja
     
   • prowadzenie ewidencji dróg, mostów i placów.
     
   
   
3. Referat Rolnictwa, Ochrony Środowiska, Rozwoju i Gospodarki Wodnej
   
   
   Do zakresu działania Referatu należy w szczególności:
   
   
   
   1. prowadzenie całokształtu zagadnień w zakresie ochrony środowiska, w tym sprawy objęte ustawą o ochronie środowiska, ochronie przyrody, ochronie zwierząt, ochronie gruntów rolnych i leśnych, gospodarowania drzewostanem, ochrony złóż surowców mineralnych, ochrony przed zanieczyszczeniami w zakresie ustalonym ustawami, a w szczególności:
      
      
      
      
      • prowadzenie racjonalnej gospodarki funduszem celowym ochrony środowiska,
        
      • racjonalnej gospodarki odpadami,
        
      • prowadzenie spraw dotyczących związków międzygminnych, w jakich Gmina uczestniczy w zakresie ochrony środowiska,
        
      • wyrażanie opinii i dokonywanie uzgodnień w zakresie prawa górniczego i geologicznego,
        
      • wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew lub krzewów z nieruchomości, a w przypadku gdy nieruchomość jest wpisana do rejestru zabytków - za zgodą konserwatora zabytków,
        
      • ustalanie opłat za usuwanie drzew, stosowanie kar pieniężnych za samowolne usuwanie drzew i krzewów,
        
      • ustanawianie parku wiejskiego, określanie jego granic oraz sposobu wykonania ochrony,
        
   2. prowadzenie całokształtu zagadnień związanych z gospodarką wodną i regulacją stosunków wodnych oraz nadzorowanie prac melioracyjnych na terenach wiejskich
      
   3. prowadzenie spraw z zakresu rolnictwa, łowiectwa, leśnictwa, weterynarii:
      
      
      
      • podejmowanie działań na rzecz intensyfikacji produkcji rolnej,
        
      • nakazywanie posiadaczom gruntu rolnego zniszczenia zasiewów lub nasadzeń o nieodpowiedniej zdrowotności,
        
      • wydawanie zezwoleń na uprawę maku i konopi,
        
      • podejmowanie działań na rzecz ochrony zwierząt,
        
   4. prowadzenie spraw związanych ze spisem rolnym,
      
   5. współpraca z instytucjami pracującymi na rzecz rolnictwa i służbami rolnymi
      
   6. opracowywanie planów rekultywacji gruntów zdewastowanych i zdegradowanych
      
   7. prowadzenie całokształtu spraw związanych z utrzymaniem czystości i porządku na terenie Gminy, nadzór nad odpadami ciekłymi, utrzymaniem zieleni, opracowywaniem zasad utrzymania czystości na terenie Gminy, nadzór nad prowadzeniem działalności w zakresie odbioru nieczystości stałych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
      
   8. w zakresie rozwoju Gminy:
      
      
      
      • opracowywanie studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania terenu oraz miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz przygotowywanie gminnych planów rozwoju rolnictwa w oparciu o kierunkowe założenia Rady Gminy i jej komisji oraz dokonywanie analizy tych zmian,
        
      • promocja Gminy i pozyskiwanie inwestorów strategicznych dla Gminy,
        
      • opracowywanie materiałów promocyjnych i informacyjnych
        
      • uczestniczenie w procesie przygotowania zmian do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego wynikających z aktualnych potrzeb inwestorów,
        
      • pozyskiwanie dodatkowych środków finansowych na zadania inwestycyjne dotyczące działania referatu ze źródeł pozabudżetowych gminy, znajomość źródeł finansowania i zasad ich pozyskiwania
        
   9. wypełnianie zadań wynikających z ustawy z 16 listopada 2000r. o przeciwdziałaniu i wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowemu terroryzmu
      
   10. Udzielanie wszechstronnej pomocy zespołom wiejskim w ramach działania programu "Odnowa wsi oraz zachowanie i ochrona dziedzictwa"
       
4. Referat Finansów
   
   Do zakresu działania Referatu Finansów należy prowadzenie następujących zadań :
   
   
   
   1. w zakresie planowania, realizacji budżetu Gminy oraz jego wykonania:
      
      
      
      • przygotowanie projektu budżetu na podstawie zebranych materiałów,
        
      • sporządzanie informacji opisowej do projektu budżetu,
        
      • sporządzanie i wykonywanie układu wykonawczego budżetu,
        
      • przygotowywanie projektów uchwał Rady oraz zarządzeń Wójta dotyczących zmian w budżecie,
        
      • przygotowywanie projektów uchwał budżetowych celem przekazania Radzie,
        
      • opracowywanie materiałów dla potrzeb Rady i jej Komisji oraz Wójta,
        
      • analizowanie planów finansowych dysponentów,
        
      • przekazywanie środków dla gminnych jednostek organizacyjnych,
        
      • rozliczanie gminnych jednostek organizacyjnych z poniesionych wydatków,
        
      • przygotowywanie dokumentów niezbędnych do zaciągnięcia kredytów i pożyczek,
        
      • prowadzenie ewidencji kredytów i pożyczek,
        
      • przekazywanie spłat kredytów i pożyczek oraz należnych bankom odsetek,
        
   2. w zakresie księgowości podatkowej i opłat:
      
      
      
      • prowadzenie kart podatkowych gospodarstw rolnych od nieruchomości dla poszczególnych podatników,
        
      • wprowadzanie zmian powierzchni gruntów na podstawie zawiadomień Starostwa Powiatowego,
        
      • gromadzenie materiałów niezbędnych do sporządzania wymiaru podatkowego tj. wysyłanie podatnikom druków deklaracji podatkowych,
        
      • sporządzanie wymiaru podatku rolnego oraz podatku od nieruchomości,
        
      • sporządzanie rejestrów wymiarowych,
        
      • sporządzanie rejestrów wymiarowych do księgowania opłat komunalnych,
        
      • wysyłanie nakazów płatniczych podatku rolnego oraz podatku od nieruchomości dla podatników zamieszkałych poza terenem Gminy,
        
      • prowadzenie rejestru przypisów i odpisów podatkowych,
        
      • przygotowywanie decyzji w prawie umorzeń podatku rolnego i podatku od nieruchomości,
        
      • sporządzanie rejestru przypisów i odpisów oraz rejestru wymiarowego opłat komunalnych,
        
      • prowadzanie rejestru przypisów i odpisów opłat komunalnych,
        
      • powadzenie aktualizacji materiałów do spisów rolnych,
        
      • wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym ,
        
      • księgowanie wpłat podatków: rolnego i nieruchomości
        
      • wpisywanie dowodów wpłat dla podatników płacących w kasie Urzędu,
        
      • księgowanie wpłat podatku od środków transportowych,
        
      • przygotowywanie decyzji o naliczaniu podatku dla zalegających podatników,
        
      • wystawianie upomnień zalegającym podatnikom,
        
      • sporządzanie i ewidencjonowanie tytułów wykonawczych dla zalegających podatników,
        
      • rozliczanie sołtysów z zebranych rat podatku,
        
      • obliczanie i wypłata prowizji dla inkasentów,
        
      • prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania i ich rozliczanie,
        
   3. w zakresie księgowości dochodów Gminy:
      
      
      
      • księgowanie dochodów budżetowych Gminy,
        
      • sporządzanie przypisów należności budżetowych od osób fizycznych i prawnych oraz jednostek organizacyjnych,
        
      • księgowanie podatków i opłat od osób fizycznych i prawnych oraz jednostek organizacyjnych,
        
      • księgowanie czynszów za dzierżawę mienia gminnego, wystawianie faktur dotyczących sprzedaży usług opodatkowanych podatkiem VAT,
        
      • uzgadnianie kart analitycznych do dochodów budżetowych według poszczególnych rodzajów i klasyfikacji budżetowej,
        
   4. w zakresie księgowości wydatków Gminy i szkół gminnych
      
      
      
      • przygotowywanie dokumentów do realizacji gotówkowej i bezgotówkowej, sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym,
        
      • przekazywanie należności gotówkowych i bezgotówkowych,
        
      • księgowanie wydatków budżetowych,
        
      • sporządzanie not obciążeniowych,
        
      • realizacja wydatków oraz księgowanie zadań inwestycyjnych dotyczących budżetów gminnych i jednostek organizacyjnych,
        
      • rozliczanie materiałów zakupionych przez Urząd,
        
      • sporządzanie deklaracji i rozliczanie podatku VAT,
        
      • prowadzenie ewidencji zakupu sprzedaży towarów i usług podlegających opodatkowaniu VAT,
        
      • naliczanie i przekazywanie do Urzędu Skarbowego podatków od realizacji rachunków,
        
      • sporządzanie informacji do Urzędu Skarbowego o podatkach od rachunków,
        
      • prowadzenie księgi inwentarzowej, gospodarowanie środkami rzeczowymi,
        
      • rozliczanie wyniku inwentaryzacji okresowej,
        
      • prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz prowadzenie ewidencji środków trwałych w budowie,
        
      • naliczanie amortyzacji i umorzeń środków trwałych,
        
      • sporządzanie sprawozdań z wykonania budżetu jednostki budżetowej i budżetu Gminy,
        
      • sporządzanie sprawozdań z otrzymanych dotacji celowych,
        
      • sporządzanie sprawozdań o środkach trwałych,
        
      • sporządzanie bilansu majątkowego oraz bilansu z wykonania budżetu,
        
      • uzgadnianie kart analitycznych do wydatków i kosztów budżetowych poszczególnych rodzajów klasyfikacji budżetowej,
        
   5. w zakresie płac i ubezpieczeń :
      
      
      
      • prowadzenie kart wynagrodzeń i list płac pracowników Urzędu, list prowizji i ryczałtów,
        
      • prowadzenie kart wynagrodzeń i list płac pracowników gminnych szkół po przedłożeniu pisemnych dyspozycji przez Dyrektorów Szkół,
        
      • sporządzanie deklaracji miesięcznych i rocznych do PFRON-u
        
      • sporządzanie deklaracji zbiorczych i imiennych do Urzędu Skarbowego
        
      • zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego,
        
      • sporządzanie deklaracji rozliczeniowych i zgłoszeniowych do ZUS,
        
      • wystawianie zaświadczeń o wynagrodzeniach do ustalenia kapitału początkowego pracowników,
        
      • wystawianie zaświadczeń o wynagrodzeniach do ustalenia emerytur i rent,
        
      • wystawiane zaświadczeń o wysokości zarobków,
        
      • sporządzanie sprawozdań o zatrudnieniu i wynagrodzeniach,
        
   6. w zakresie gospodarki kadrowej w Urzędzie Gminy
      
      
      
      • odpowiedzialność za prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników Urzędu,
        
      • prowadzenie akt osobowych kierowników jednostek organizacyjnych,
        
      • odpowiedzialność za aktualizowanie zakresów obowiązków pracowników Urzędu po uzyskaniu nowych informacji kompetencyjnych od Radcy Prawnego,
        
      • organizowanie szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników,
        
      • organizowanie robót publicznych, prac interwencyjnych, stażów absolwenckich, praktyk,
        
      • współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie realizacji programów specjalnych zmierzających do zwalczania bezrobocia na terenie Gminy.
        
   7. w zakresie obsługi kasowej:
      
      
      
      • przyjmowanie wpłat indywidualnych od podatników, sołtysów oraz z tytułu rozliczeń z pracownikami,
        
      • odprowadzanie przyjętej gotówki do banku,
        
      • podejmowanie gotówki w banku do bieżącej wypłaty rachunków i wynagrodzeń pracowniczych,
        
      • prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania,
        
      • pobieranie opłaty skarbowej do określonej sumy wekslowej,
        
      • zaopatrywanie Urzędu w znaczki opłaty skarbowej,
        
   8. w zakresie prowadzenia archiwum Urzędu Gminy
      
      
      
      • odpowiedzialność za odpowiednie utrzymanie porządku w archiwum zakładowym,
        
      • okresowe zlecanie archiwizacji bieżących dokumentów,
        
      • prowadzenie rejestru wypożyczeń akt ze zbioru archiwum,
        
      • przeprowadzanie okresowych komisyjnych wybrakowań i zniszczeń dokumentacji niearchiwalnej,
        
   9. w zakresie wypełniania zadań administratora sieci w Urzędzie, a w szczególności:
      
      
      
      • prowadzenie nadzoru nad wdrażaniem systemów informatycznych, modułów i programów,
        
      • dokonywanie archiwizacji danych,
        
      • rozbudowa, usprawnianie i uruchamianie sieci informatycznej,
        
      • obsługa strony www. Gminy,
        
      • prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,
        
      • monitorowanie stanu zabezpieczeń i sprawności technicznej sieci komputerowej Urzędu,
        
   10. prowadzenie spraw związanych z telefonizacją Urzędu i Gminy,
       
   11. w zakresie księgowości pozabudżetowej:
       
       
       
       • prowadzenie księgowości Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
         
       • prowadzenie księgowości Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska,
         
       • sporządzanie sprawozdań z Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska.
         
   12. prowadzenie zakładowej działalności socjalnej oraz obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
       
5. Zakresy działania samodzielnych stanowisk
   
   
   § 21.
   
1. Radca Prawny:
   
   
   
   1. zapewnia zgodność działania Urzędu z przepisami prawa,
      
   2. prowadzi obsługę prawną Wójta, Rady Gminy i Urzędu w zakresie prowadzonych przez nich spraw,
      
   3. opiniuje pod względem prawnym, a w przypadkach szczególnie skomplikowanych, uczestniczy w opracowaniu projektów aktów prawnych, w tym w szczególności aktów prawa miejscowego, umów, porozumień, decyzji oraz innych rozstrzygnięć,
      
   4. wykonuje zastępstwo prawne i procesowe przed sądami i Urzędami,
      
   5. współdziała w zakresie postępowania egzekucyjnego,
      
   6. wydaje opinię prawną w sprawach umorzenia wierzytelności,
      
   7. nadzoruje pod względem prawnym procedury związane z zamówieniami publicznymi,
      
   8. dokonuje aktualizacji zbiorów Dzienników Ustaw i Monitorów Polskich,
      
   9. przeprowadza szkolenia pracowników Urzędu w przypadku istotnych zmian w stanie prawnym,
      
   10. informuje na bieżąco Wójta, Kierowników referatów i pracowników na samodzielnych stanowiskach o zmianach prawnych dotyczących zakresu ich działania.
       
2. Stanowisko ds. obsługi Rady Gminy i jej Komisji
   
   Do zadań w/w stanowiska należy zapewnienie obsługi administracyjnej Rady, jej Komisji oraz spraw kancelaryjno- technicznych, a w szczególności:
   
   
   
   1. pomoc Radnym w sprawowaniu mandatu
      
   2. przygotowywanie, we współpracy z właściwymi merytorycznie referatami, materiałów dotyczących projektów uchwał Rady, komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady,
      
   3. protokołowanie sesji, posiedzeń komisji,
      
   4. prowadzenie pełnej dokumentacji pracy Rady i jej Komisji
      
   5. prowadzenie ewidencji interpelacji i wniosków
      
   6. kompletowanie dokumentacji przekazanej przez wnioskodawców pod obrady Rady oraz przekazywanie uchwał, opinii i wniosków kierownikom referatów i pracownikom na samodzielnych stanowiskach zobowiązanych do ich realizacji oraz organom nadzoru i do publikacji,
      
   7. obsługa dyżurów Przewodniczącego oraz spotkań Radnych z wyborcami,
      
   8. wykonywanie czynności związanych ze współdziałaniem Rady z organami władzy państwowej, organami innych jednostek samorządu terytorialnego, organizacjami społecznymi, politycznymi, samorządowymi, związkami zawodowymi,
      
   9. prowadzenie spraw związanych z obsługą rad sołeckich,
      
   10. organizowanie szkoleń Radnych i członków komisji Rady.
       
3. Stanowisko ds. kontroli wewnętrznej i pozyskiwania środków pomocowych.
   
   
   
   1. wypełnianie funkcji kontrolnych w Urzędzie i w jednostkach podrzędnych, a w szczególności :
      
      
      
      
      • przeprowadzanie kontroli w Urzędzie oraz w gminnych jednostkach organizacyjnych
        
      • sporządzanie rocznych planów kontroli i rekontroli oraz sprawozdań z ich przeprowadzenia z uwzględnieniem wyników kontroli
        
      • sporządzanie dokumentacji z przeprowadzonych kontroli
        
      • zawiadamianie kierownika jednostki i zabezpieczanie dowodów w przypadku ujawnienia przestępstwa w trakcie kontroli.
        
   2. współdziałanie z osobami upoważnionymi do przeprowadzania kontroli w ramach posiadanych uprawnień wynikających przepisów prawa
      
   3. pozyskiwanie środków pozabudżetowych oraz odpowiedzialność za przygotowanie kompletnej dokumentacji, terminowe złożenie wniosków oraz pilotaż złożonych wniosków do momentu końcowego rozstrzygnięcia,
      
   4. wyszukiwanie oraz współdziałanie z innymi referatami w procesie pozyskiwania środków na realizację zadań inwestycyjnych i remontowych ujętych w budżecie Gminy ze źródeł pozabudżetowych,
      
   5. pełna znajomość źródeł finansowania i zasad ich pozyskiwania,
      
   6. prowadzenie akcji informacyjnej i szkoleniowej wśród pracowników Urzędu i podległych jednostek organizacyjnych o możliwościach pozyskiwania środków pomocowych i warunkach ich uzyskania,
      
   7. prowadzenie dokumentacji i dokonywanie okresowych sprawozdań z realizacji pozyskanych środków z uwzględnieniem źródeł pochodzenia i wielkości uzyskanej pomocy finansowej.
      
   8. Prowadzenie rejestru wniosków, które nie uzyskały akceptacji oraz analiza przyczyn ich odrzucenia.
      
4. Stanowisko ds. Oświaty i Zdrowia.
   
   
   
   1. Zadania w zakresie edukacji obejmują w szczególności:
      
      
      
      • prowadzenie ewidencji szkół podstawowych i gimnazjów
        
      • podejmowanie czynności organizacyjnych celem utworzenia sieci publicznych szkół podstawowych i publicznych gimnazjów na terenie gminy w sposób umożliwiający dzieciom spełnienie obowiązku szkolnego,
        
      • przygotowanie projektu statutu nowo powstałej szkoły i przedszkola,
        
      • analiza arkuszy organizacyjnych poszczególnych placówek oświatowych, sporządzanie arkuszy zbiorczych,
        
      • organizowanie konkursów na stanowisko dyrektora szkoły,
        
      • przygotowywanie opinii o pracy dyrektorów placówek oświatowych w zakresie należącym do organu prowadzącego
        
      • podejmowanie działań w zakresie spraw związanych z dofinansowaniem doskonalenia zawodowego nauczycieli,
        
      • prowadzenie spraw dotyczących realizacji obowiązku szkolnego oraz zapewnienia odpowiedniej formy kształcenia dla dzieci posiadających orzeczenie poradni psychologiczno - pedagogicznej,
        
      • organizowanie egzaminów na awans zawodowy nauczycieli i prowadzenie ewidencji nauczycieli mianowanych,
        
      • nadzór nad organizacją letniego i zimowego wypoczynku dla dzieci,
        
      • organizacja dożywiania dzieci w szkołach,
        
      • opracowywanie lokalnego systemu strategii oświaty oraz nadzór nad jego realizacją,
        
      • opracowywanie okresowych analiz, ocen, prognoz i programów edukacji gminnej,
        
      • koordynacja wszelkich działań zmierzających do zorganizowania imprez międzyszkolnych na różnych szczeblach,
        
      • przekazywanie dyrektorom szkół informacji wpływających do Urzędu, a dotyczących gminnych placówek oświatowych,
        
   2. Prowadzenie spraw związanch z funduszem socjalnym dla emerytów i rencistów /byłych nauczycieli/,
      
   3. Organizowanie i koordynacja dowożenia uczniów do szkół podstawowych i gimnazjów, a w szczególności:
      
      
      
      • organizacja sieci dowożenia dzieci do szkół,
        
      • nadzór i koordynacja pracy kierowców autobusów szkolnych,
        
      • rozliczanie kart drogowych,
        
      • rozliczanie zużycia paliw, prowadzenie właściwej gospodarki paliwowej,
        
      • zakup biletów miesięcznych dla uczniów w sytuacjach określonych przez Radę,
        
      • dokonywanie okresowych analiz kosztów eksploatacji poszczególnych autobusów szkolnych,
        
   4. Rozliczanie magazynów opałowych szkół.
      
   5. W zakresie ochrony zdrowia wykonywanie zadań wynikających z art.7 ust.1 pkt 5 ustawy o samorządzie gminnym, a w szczególności:
      
      
      
      • prowadzenie zagadnień dotyczących ochrony zdrowia, profilaktyki zdrowotnej, zwalczania chorób zakaźnych,
        
      • współdziałanie z samodzielnym publicznym zakładem opieki zdrowotnej,
        
      • opracowywanie gminnego programu profilaktyki ochrony zdrowia,
        
      • odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie pod względem oświetlenia, ogrzewania i stanu technicznego budynków Gminnej Służby Zdrowia.
        
5. Sekretariat.
   
   Do zadań Sekretariatu należy zapewnienie obsługi organizacyjnej Wójtowi oraz Sekretarzowi oraz prowadzenie spraw kancelaryjno – technicznych, a w szczególności:
   
   
   
   1. obsługa faxu, centrali telefonicznej,
      
   2. udzielanie bieżących informacji dotyczących funkcjonowania Urzędu, jednostek organizacyjnych Gminy, miejsca i sposobu załatwiania spraw w Urzędzie,
      
   3. przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji,
      
   4. prowadzenie ewidencji korespondencji,
      
   5. prowadzenie książki wpływu i kart kontrolnych wniosków o udostępnienie informacji publicznej w oparciu o ustawę o dostępie do informacji publicznej,
      
   6. gospodarowanie znakami pocztowymi,
      
   7. przygotowywanie i obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta i Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy,
      
   8. prowadzenie ewidencji czasu pracy i urlopów pracowniczych
      
   9. prowadzenie książki wyjść służbowych i prywatnych,
      
   10. prowadzenie ewidencji nadgodzin pracowników administracji.
       
6. Stanowisko do spraw kultury.
   
   Do zadań na tym stanowisku należy:
   
   
   
   1. odpowiedzialność za właściwe funkcjonowanie biblioteki gminnej,
      
   2. koordynacja prac gminnych punktów bibliotecznych,
      
   3. dbałość o istniejący księgozbiór, uzupełnia go i aktualizuje,
      
   4. prowadzenie sprawozdawczości w tym zakresie,
      
   5. propagowanie i dbałość o rozwój czytelnictwa na terenie gminy,
      
   6. odpowiedzialność za właściwe kontakty z Wojewódzką Biblioteką Publiczną w Zielonej Górze,
      
   7. odpowiedzialność materialna za powierzone mienie i sprzęt w przydzielonym lokalu gminnym.
      
7. Pion ochrony informacji niejawnych.
   
   Tę wyodrębniona komórkę tworzą:
   
   
   
   • Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych
     
   • Kierownik Kancelarii Tajnej
     
   • Informatyk
     
   Do zadań pionu ochrony należy:
   
   
   
   1. zapewnianie ochrony informacji niejawnych,
      
   2. ochrona systemów i sieci teleinformatycznej,
      
   3. zapewnienie ochrony fizycznej jednostki organizacyjnej,
      
   4. kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
      
   5. okresowa kontrola ewidencji materiałów i obiegu dokumentów,
      
   6. opracowanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji,
      
   7. szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.
      
   W wypełnianiu tych zadań pracownicy pionu ochrony podlegają bezpośrednio kierownikowi jednostki, jednak organizacyjnie i etatowo przyporządkowani są różnym referatom, co wynika ze szczegółowych zakresów obowiązków.
   
6. Gospodarka finansowa
   
   
   
   § 22.
   
   Urząd Gminy w Gubinie zarządza powierzonym mu majątkiem zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
   
   
   
   § 23.
   

   1. Urząd Gminy w Gubinie prowadzi gospodarkę finansową w formie jednostki budżetowej.
      
   2. Podstawą gospodarki finansowej, o której mowa w ust. 1 jest plan dochodów i wydatków.
      
   3. Gospodarka finansowa prowadzona jest według zasad określonych w przepisach prawa powszechnie obowiązującego oraz zarządzenia Wójta Gminy w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową.
      
7. Organizacja działalności kontrolnej
   
   
   
   § 24
   
   W Urzędzie Gminy w Gubinie przeprowadzana jest kontrola:

   
   
   1. wewnętrzna obejmująca pełny zakres zadań realizowanych przez pracowników Urzędu
      
   2. zewnętrzna obejmująca realizację zadań przez jednostki podporządkowane Radzie Gminy,
      
   3. zewnętrzna obejmująca realizację zadań i wydatkowanie środków finansowych z budżetu Gminy przez jednostki spoza sektora finansów publicznych.

   
   § 25
   
   Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie Gminy wykonują:
   
   Wójt, Skarbnik, Sekretarz, Kierownicy referatów w stosunku do podległych im pracowników oraz Inspektor ds. Kontroli wewnętrznej w zakresach powierzonych im obowiązków
   
   Kontrolę zewnętrzną na podstawie imiennego upoważnienia wykonują
   

   
   
   • Skarbnik Gminy,
     
   • pracownicy Urzędu Gminy.
     

   Szczegółowe zasady prowadzenia działalności kontrolnej określa Zarządzenie Wójta Gminy w sprawie kontroli wewnętrznej.
   
8. Postanowienia końcowe
   
   
   
   § 26.
   
   

   1. Obowiązki Urzędu jako zakładu pracy w rozumieniu przepisów prawa pracy, zasady dyscypliny pracy oraz inne sprawy związane z wewnętrznym porządkiem pracy określa Regulamin Pracy Urzędu Gminy w Gubinie.
      
   2. Zasady wynagradzania pracowników określa ustawa o pracownikach samorządowych oraz rozporządzenie RM w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych.

   
   § 27.
   
   Zmiany w regulaminie mogą być dokonywane w trybie przewidzianym dla jego ustalenia.
   

1. uchwał Rady Gminy Gubin,
   
2. zarządzeń, decyzji i pism ogólnych Wójta Gminy Gubin

1. Projekt aktu prawnego opracowuje pod względem prawnym, merytorycznym oraz redakcyjnym pracownik stosownie do zakresu wykonywanych zadań.
   
2. Projekt aktu prawnego przedkładany jest do zatwierdzenia przez:
   
   
   
   • Kierownika Referatu - w zakresie poprawności merytorycznej propozycji zawartych w projekcie aktu prawnego,
     
   • Radcy Prawnego - w zakresie poprawności zastosowanych rozwiązań prawnych i zgodności z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa,
     
   • Skarbnika Gminy - w zakresie zobowiązań finansowych, jeżeli realizacja postanowień zawartych w projekcie wywoływać będzie także skutki finansowe,
     
3. Projekty uchwał podejmowanych przez Radę Gminy rejestrowane są przez Inspektora ds. obsługi Rady Gminy
   
4. Ostateczną wersję projektu akceptuje Wójt Gminy poprzez podpisanie uzasadnienia i projektu uchwały.
   
5. Zatwierdzony projekt uchwał Rady Gminy przekazywany jest za pośrednictwem Inspektora ds. obsługi Rady Gminy pod jej obrady.
   
6. Rejestr uchwał Rady Gminy, w tym uchwał stanowiących przepisy gminne prowadzi w/w Inspektor.
   
7. Rejestr aktów prawnych stanowionych przez Wójta prowadzi Sekretarz Gminy.
   
8. Ogłaszanie aktów prawnych stanowiących akty prawa miejscowego odbywa się w sposób przewidziany ust